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Conjunto Residencial Lagos de Verde Alfaguara — P.H. NIT 900.675.610-4
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Política institucional

Política de Tratamiento de Datos Personales

Conforme a la Ley 675 de 2001, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1801 de 2016 y el Decreto 768 de 2025

Versión
3.20
Aprobada
Acta del Consejo de Administración del 31 de agosto de 2026
Sustituye
Versión 3.10, aprobada por Acta No. 07 del 22 de julio de 2026
Contenido de la política
  1. Nota de versión — qué cambia respecto de la v3.10
  2. Capítulo I. Disposiciones generales
  3. 1.1. Presentación
  4. 1.2. Objeto
  5. 1.3. Ámbito de aplicación
  6. 1.4. Fundamento de la obligación de registro
  7. 1.5. Marco normativo
  8. 1.6. Definiciones
  9. Capítulo II. Identificación del responsable y canales oficiales
  10. 2.1. Identificación del responsable
  11. 2.2. Responsable interno del tratamiento
  12. 2.3. Canales oficiales por tipo de titular
  13. 2.4. Régimen transitorio de canal
  14. 2.5. Publicación y acceso a la presente Política
  15. Capítulo III. Bases de datos y categorías de información
  16. 3.1. Bases de datos administradas
  17. 3.2. Categorías de titulares
  18. 3.3. Categorías de datos personales tratados
  19. 3.4. Datos sensibles — régimen diferenciado
  20. 3.5. Datos de menores de edad
  21. 3.6. Tratamiento en asambleas y votaciones
  22. Capítulo IV. Finalidades del tratamiento
  23. Capítulo V. Derechos de los titulares
  24. Capítulo VI. Autorización, retención y supresión
  25. Capítulo VII. Ecosistema de terceros vinculados
  26. Capítulo VIII. Medidas de seguridad
  27. Capítulo IX. Vigencia y modificaciones
  28. Aprobación y adopción

Nota de versión — qué cambia respecto de la v3.10

La presente versión conserva íntegramente la estructura y el contenido de la v3.10 e incorpora las siguientes modificaciones, todas de carácter informativo o de precisión, sin alterar las finalidades del tratamiento:

  1. Numeral 1.4. Se completa el fundamento de la obligación de registro con el artículo 38 del Reglamento de Propiedad Horizontal y con el régimen sancionatorio aplicable a la persona jurídica.
  2. Numeral 2.3. Se formaliza el canal de atención asistida presencial como vía alternativa de cumplimiento para quienes no puedan o no deseen usar la plataforma por sí mismos.
  3. Numeral 2.5 (nuevo). Publicación de la Política y del Aviso de Privacidad fuera de la plataforma.
  4. Numeral 3.5. Se precisa el alcance real del control sobre datos de menores de edad.
  5. Numeral 3.6. Se alinea el régimen de asambleas y poderes con los artículos 38 y 43 a 46 del Reglamento de Propiedad Horizontal.
  6. Numeral 6.1. Se precisa la autorización de quien se registra con asistencia presencial.
  7. Numeral 7.1. Se alinea la caracterización de ALECTRIK S.A.S. con el Anexo 1 del contrato y se declara el alcance real y el registro de sus accesos.
  8. Numeral 7.6 (nuevo). Transmisión internacional de datos personales: identificación de los proveedores de infraestructura, países de alojamiento y fundamento jurídico.
  9. Capítulo VIII. Se detallan las medidas técnicas efectivamente implementadas, con las fechas a partir de las cuales operan.
  10. Numeral 8.5 (nuevo). Devolución y supresión de datos a la terminación del contrato con el proveedor.

Capítulo I. Disposiciones generales

1.1. Presentación

El C.R. LAGOS DE VERDE ALFAGUARA — PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante EL CONJUNTO RESIDENCIAL), persona jurídica sin ánimo de lucro, identificada con NIT 900.675.610-4, sometida al régimen de propiedad horizontal de la Ley 675 de 2001, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1801 de 2016, el Decreto 768 de 2025 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1.2. Objeto

Establecer los criterios, principios, procedimientos y responsabilidades para el tratamiento adecuado, legítimo y seguro de los datos personales del CONJUNTO RESIDENCIAL, y garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.

1.3. Ámbito de aplicación

Aplica a todo tratamiento de datos personales de propietarios, residentes, tenedores, arrendatarios, locatarios, apoderados, visitantes, empleados directos, contratistas, proveedores, miembros de los órganos de administración y demás titulares vinculados al Conjunto Residencial, de manera temporal o permanente.

1.4. Fundamento de la obligación de registro

EL CONJUNTO RESIDENCIAL tiene el deber legal, estatutario y reglamentario de mantener registro actualizado. El Reglamento de Propiedad Horizontal (RPH), protocolizado mediante Escritura Pública No. 2382 del 25 de septiembre de 2013, y el Manual de Convivencia del Conjunto Residencial, aprobado por la Asamblea General de Copropietarios el 3 de mayo de 2014 e integrante del RPH, contienen los fundamentos normativos específicos que se relacionan a continuación.

Registro de propietarios.

Artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, que impone al administrador la función de “llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto”. Esta disposición constituye el fundamento legal directo del registro de propietarios y residentes del Conjunto Residencial. Artículo 22 numeral 5 del RPH: comunicar en caso de venta o transferencia de dominio, al administrador, el nombre y domicilio del nuevo adquirente y exigir al nuevo propietario que la escritura respectiva exprese su conformidad con el reglamento y eventuales modificaciones posteriores; e igualmente suscribir contratos con las personas a quienes conceda el uso o goce de su bien de dominio particular y pactar expresamente en ellos que el inquilino u ocupantes a cualquier título conoce, se obliga a respetar y a cumplir el reglamento.

Registro de residentes no propietarios.

Artículo 22 numeral 12 del RPH: cada propietario de su unidad privada será solidariamente responsable con las personas a quienes cede el uso de dicha unidad a cualquier título, con sus actos u omisiones, en especial por las multas que la administración imponga al usuario por la violación de las leyes o del Reglamento. Artículo 22 numeral 13 del RPH: para practicar cualquier trasteo o mudanza se deberá obtener autorización escrita del administrador en la cual se exprese la hora y detalle del trasteo. Artículo 22 numeral 14 del RPH: para que persona distinta del propietario pueda ocupar cualquier unidad será necesaria la celebración de un contrato en el que se deberá pactar expresamente que el arrendatario u ocupante a cualquier título conoce y se obliga a respetar y cumplir el reglamento. Artículo 10 del Manual de Convivencia, sobre manifestación de compromiso del arrendatario.

Registro de vehículos.

Artículo 37 del Manual de Convivencia: el copropietario y/o residente debe informar por escrito a la Administración acerca de todo cambio de vehículo autorizado para ingresar a la zona de parqueo propia de cada unidad, precisando su número de placa, marca y color. De no hacerlo, se podrá negar el ingreso al Conjunto Residencial y aplicar las sanciones contempladas en el Manual de Convivencia.

Control de acceso y registro de visitantes.

Artículos 13, 15, 16, 17 y 18 del Manual de Convivencia, que regulan el control de las puertas de acceso, las funciones del encargado de portería, la atención por citófono y demás medios que se requieran, la exigencia de documento de identificación a todo visitante, su consignación en el registro de visitantes, los mecanismos de identificación que la Administración determine, y la comprobación previa de que el residente autoriza el ingreso.

Registro de mascotas.

Artículo 22 numeral 8 del RPH, que regula la tenencia de animales domésticos dentro de la unidad privada y exige presentar a la administración el correspondiente certificado de vacunas vigente, entre otras condiciones. Artículo 72 del Manual de Convivencia. Adicionalmente, el artículo 2.2.8.18.12.1.6 del Decreto 768 de 2025 dispone que una copia del reglamento de propiedad horizontal completa y vigente, así como el CENSO DE ANIMALES DE COMPAÑÍA residentes en la propiedad, deberá permanecer a disposición de las autoridades de policía para su consulta; y la Subsección 2 del mismo Decreto establece, para los caninos de manejo especial, obligaciones de registro, póliza de responsabilidad civil y medidas de seguridad.

Funciones del administrador.

Artículo 52 numeral 2 del RPH: cuidar del correcto funcionamiento, uso y conservación de los bienes de propiedad común. Artículo 52 numeral 3 del RPH: tomar las medidas necesarias que demanden la existencia, seguridad, integridad y salubridad del Conjunto Residencial y sus ocupantes.

El registro como condición para el ejercicio de derechos en la Asamblea.

El artículo 38 del Reglamento de Propiedad Horizontal dispone que la Asamblea General de propietarios “la integran todos los propietarios del Conjunto que a la fecha de la respectiva reunión tengan sus títulos de propiedad y se hallen inscritos en el libro de Registro de propietarios”. El propio Reglamento condiciona, en consecuencia, la calidad de miembro de la Asamblea a la inscripción en el Libro de Registro. Mantener actualizada la información en dicho Libro no es, por tanto, una carga administrativa discrecional: es el presupuesto reglamentario para el ejercicio de los derechos de voz y voto.

Titularidad de la obligación y régimen sancionatorio.

El deber de llevar el Libro de Registro recae sobre la persona jurídica del CONJUNTO RESIDENCIAL a través de su administrador. Su incumplimiento expone a la persona jurídica y a su administrador, y no al residente individualmente considerado, a los siguientes escenarios: (i) las medidas correctivas y multas del Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Ley 1801 de 2016) que resulten aplicables a la persona jurídica de propiedad horizontal; (ii) las órdenes de las autoridades de policía en los términos del artículo 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025, cuando se requiera la entrega de documentos no sometidos a reserva legal; (iii) la imposibilidad material de acreditar el censo de animales de compañía ante las autoridades de policía, conforme al artículo 2.2.8.18.12.1.6 del mismo Decreto; y (iv) la responsabilidad del administrador frente a la copropiedad por el incumplimiento de las funciones del artículo 51 de la Ley 675 de 2001.

Parágrafo — Alcance y límites de la obligación

Para evitar toda equivocación en la aplicación de la presente Política, EL CONJUNTO RESIDENCIAL precisa: (i) la obligación de suministrar y mantener actualizada la información del Libro de Registro es real, es del propietario y del residente, y tiene fundamento en las normas y en los artículos reglamentarios antes citados; (ii) la ley no determina el medio a través del cual debe llevarse dicho registro, de modo que la elección del medio corresponde a los órganos de administración en ejercicio de sus facultades reglamentarias, y el Consejo de Administración adoptó como medio la plataforma KVÓRUM; (iii) ninguna norma nacional tipifica como contravención policiva la no inscripción de un residente en una plataforma digital, ni la omisión de registro genera por sí misma sanciones policivas a cargo del residente; y (iv) EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza en todo caso el canal de atención asistida presencial del numeral 2.3 para que ningún titular quede impedido de cumplir su obligación de registro por razones de acceso, equipo o conocimiento técnico.

1.5. Marco normativo

(i) Artículo 15 de la Constitución Política; (ii) Ley 1581 de 2012; (iii) Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018; (iv) Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular la Circular Externa 005 de 2017 sobre transferencia internacional de datos personales; (v) Ley 675 de 2001; (vi) Ley 1801 de 2016; (vii) Decreto 768 de 2025; (viii) Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial, Escritura Pública No. 2382 del 25 de septiembre de 2013; (ix) Manual de Convivencia del Conjunto Residencial, aprobado por Asamblea General el 3 de mayo de 2014; (x) Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y firmas electrónicas; y (xi) demás normas colombianas aplicables.

Nota sobre la Ley 746 de 2002

La Ley 746 de 2002, que regulaba la tenencia de ejemplares caninos, fue DEROGADA por el artículo 242 de la Ley 1801 de 2016, con efectos a partir del 29 de enero de 2017. En consecuencia, no se invoca como fundamento en la presente Política. La materia se rige actualmente por la Ley 1801 de 2016 y por el Decreto 768 de 2025.

1.6. Definiciones

Se acogen las definiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 768 de 2025 y las Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio. Adicionalmente, para efectos de la presente Política se adoptan las siguientes definiciones de las categorías de datos que trata EL CONJUNTO RESIDENCIAL, en concordancia con el numeral 3.3 y con el Aviso de Privacidad:

Plataforma KVÓRUM.

Sistema digital oficial de gestión adoptado por el C.R. Lagos de Verde Alfaguara — Propiedad Horizontal, cuyo software es de titularidad de ALECTRIK S.A.S. Es operada directamente por la Administración. Constituye el canal oficial ÚNICO de interacción institucional con propietarios y residentes respecto de la información que en ella se maneja y solicita específicamente, con trazabilidad inmutable y permanente.

Datos de identificación institucionales.

Datos mínimos necesarios para atribuir actuaciones de un titular al registro histórico del Conjunto Residencial: nombre completo, número de cédula de ciudadanía y apartamento o unidad privada vinculada. Están sujetos al régimen de retención perpetua descrito en el Capítulo VI de la presente Política.

Datos operativos del titular.

Datos personales complementarios que el titular suministra para efectos de contacto, gestión y comodidad operativa: teléfono, correo electrónico, dirección de correspondencia, información de vehículos, información de mascotas y preferencias de notificación. Son actualizables y suprimibles a solicitud del titular conforme al Capítulo VI de la presente Política.

Datos de seguridad y control de acceso.

Datos recolectados con la finalidad exclusiva de garantizar la seguridad de las personas y bienes del Conjunto Residencial: imagen captada por videovigilancia (CCTV) en zonas comunes; fotografía y huella dactilar del visitante capturadas en portería cuando el visitante autorice expresamente; y registros de ingreso y salida en portería.

Datos laborales y contractuales.

Información laboral, contractual y de contacto de los empleados directos y de los contratistas persona natural, tratada para la ejecución del vínculo y para el cumplimiento de las obligaciones legales del Conjunto Residencial.

Datos sensibles.

Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. EL CONJUNTO RESIDENCIAL trata excepcionalmente tres categorías de datos sensibles, todas con finalidad de seguridad y protección de las personas: datos biométricos captados por videovigilancia; fotografía y huella dactilar de visitantes en portería; e información de emergencia suministrada voluntariamente por los residentes. Su régimen consta en el numeral 3.4 de la presente Política. Ninguna de estas tres categorías se captura ni se almacena en la plataforma KVÓRUM; su tratamiento ocurre en la portería física y en los sistemas de videovigilancia del Conjunto Residencial.

Información de emergencia.

Datos relativos a la salud, discapacidad, alergias y prevenciones sobre medicamentos que el residente suministre de manera voluntaria y facultativa, para ser utilizados exclusivamente en la atención de primeros auxilios en caso de accidente o emergencia dentro del Conjunto Residencial.

Transmisión internacional de datos.

Envío de datos personales fuera del territorio nacional a un Encargado del tratamiento, para que los trate por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones, en los términos del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015. Se distingue de la transferencia internacional, en la cual el receptor actúa como Responsable autónomo.

Capítulo II. Identificación del responsable y canales oficiales

2.1. Identificación del responsable

Razón social: C.R. Lagos de Verde Alfaguara — Propiedad Horizontal. NIT 900.675.610-4. Dirección: Calle Farallones, Bulevar Alfaguara, Municipio de Jamundí, Valle del Cauca. Correo institucional: administracion@lagosdeverdealfaguara.com.

2.2. Responsable interno del tratamiento

Administradora y Representante Legal del Conjunto Residencial, o quien haga sus veces, como Responsable Interno, bajo supervisión estratégica del Consejo de Administración.

2.3. Canales oficiales por tipo de titular

Propietarios y residentes. La plataforma KVÓRUM (módulo #VOX) es el CANAL OFICIAL ÚNICO Y EXCLUSIVO respecto de la información que en ella se maneja y solicita específicamente.

Canal de atención asistida presencial

EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza a todo propietario y residente que no pueda o no desee realizar por sí mismo su registro y sus actualizaciones en la plataforma, el derecho a hacerlo de manera asistida y presencial, en las siguientes condiciones:

  1. Lugar y horario. Oficina de la Administración del Conjunto Residencial, en el horario ordinario de atención al público, sin necesidad de cita previa.
  2. Equipo disponible. La Administración pone a disposición del titular el equipo de cómputo y la conexión necesarios, sin costo alguno, de modo que la carencia de dispositivo propio o de conexión a internet no constituya obstáculo.
  3. Acompañamiento. El personal de la Administración acompaña al titular durante todo el proceso, le explica el contenido del Aviso de Privacidad y de la presente Política antes de la aceptación, y le entrega copia impresa de ambos documentos si el titular la solicita.
  4. Alcance. La atención asistida cubre el registro inicial, la actualización de datos, la radicación de peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones, el ejercicio de los derechos de habeas data y la participación en asambleas.
  5. Constancia. De cada atención asistida se deja constancia en el registro de atención de la Administración, con fecha y nombre del titular atendido.
  6. Prohibición de condicionamiento. La no vinculación de un titular a la plataforma, o su vinculación tardía, no constituye ni podrá constituir causal de limitación o condicionamiento del servicio de citofonía, del acceso a las zonas comunes o a los bienes de uso común, del registro de asistencia a la asamblea, ni del ejercicio del derecho de voz y voto, los cuales se rigen exclusivamente por la Ley 675 de 2001 y por el Reglamento de Propiedad Horizontal.

Canales de intercomunicación interna. Los canales de intercomunicación interna, tales como línea telefónica, mensajería instantánea (WhatsApp), chats de difusión u otros medios que la Administración emplee para la coordinación operativa diaria —por ejemplo, con contratistas de aseo y vigilancia o para avisos generales a la comunidad—, operan de manera legítima y complementaria, pero se diferencian expresamente del canal oficial y único. Las actuaciones que deban producir efectos institucionales —radicación de peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones, ejercicio de derechos de habeas data, notificaciones formales y decisiones de los órganos de administración— se surten exclusivamente por el canal oficial correspondiente o por la vía asistida presencial prevista en este numeral.

Empleados, contratistas, proveedores y demás terceros. El correo electrónico administracion@lagosdeverdealfaguara.com es el canal oficial ÚNICO.

2.4. Régimen transitorio de canal

El correo institucional opera como canal para propietarios y residentes ÚNICAMENTE de manera TEMPORAL, hasta la entrada en operación efectiva de KVÓRUM. Desde esa fecha, KVÓRUM será el canal oficial ÚNICO Y EXCLUSIVO para estas categorías, y el correo dejará de serlo, sin perjuicio del canal de atención asistida presencial del numeral 2.3, que es permanente y no está sujeto a régimen transitorio.

2.5. Publicación y acceso a la presente Política

La presente Política y el Aviso de Privacidad son documentos públicos frente a la comunidad del Conjunto Residencial y se ponen a disposición por los siguientes medios, de manera concurrente:

  1. Dentro de la plataforma KVÓRUM, en el flujo de registro, accesibles antes de completar el registro y sin necesidad de haber iniciado sesión, de modo que cualquier persona pueda consultarlos con anterioridad a otorgar su autorización.
  2. En copia impresa disponible en la oficina de la Administración, a disposición de cualquier propietario o residente que la solicite, sin costo.
  3. Mediante entrega por el canal que el titular indique, cuando así lo solicite.

Las versiones reemplazadas se archivan con su respectiva huella criptográfica y no se eliminan, de modo que cualquier titular pueda verificar el texto exacto que aceptó en su momento.

Capítulo III. Bases de datos y categorías de información

3.1. Bases de datos administradas

  1. Propietarios (art. 22 num. 5 y art. 52 num. 2 y 3 del RPH).
  2. Residentes y tenedores no propietarios (art. 22 num. 12, 13 y 14 del RPH; art. 10 del Manual de Convivencia).
  3. Cartera y estado de cuentas.
  4. Vehículos autorizados (art. 37 del Manual de Convivencia).
  5. Censo de mascotas y animales de compañía (art. 22 num. 8 del RPH; art. 72 del Manual de Convivencia; art. 2.2.8.18.12.1.6 del Decreto 768 de 2025).
  6. Visitantes y control de acceso (arts. 13, 15, 16, 17 y 18 del Manual de Convivencia).
  7. Videovigilancia por circuito cerrado de televisión (CCTV) en zonas comunes.
  8. Información de emergencia de residentes registrada en portería.
  9. Empleados directos.
  10. Contratistas y proveedores.
  11. Miembros y exmiembros de los órganos de administración.
  12. Solicitantes: propietarios, residentes, tenedores, arrendatarios, locatarios, apoderados, visitantes, empleados directos, contratistas, proveedores, miembros de los órganos de administración y demás titulares que eleven solicitudes ante EL CONJUNTO RESIDENCIAL.
  13. Bases operativas de KVÓRUM, operadas por la Administración.
  14. Archivo histórico institucional (“bóveda”) de titulares con vínculo terminado con el Conjunto Residencial.

3.2. Categorías de titulares

Propietarios; residentes no propietarios; tenedores; arrendatarios; locatarios; apoderados; visitantes; empleados directos; contratistas y proveedores; miembros y exmiembros de los órganos de administración; solicitantes; y menores de edad.

3.3. Categorías de datos personales tratados

Conforme a las definiciones del numeral 1.6, EL CONJUNTO RESIDENCIAL recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales, con régimen de retención diferenciado según el Capítulo VI de la presente Política:

  • Datos de identificación institucionales. Nombre completo, número de cédula de ciudadanía y unidad privada vinculada.
  • Datos operativos del titular. Teléfono, correo electrónico, dirección de correspondencia, información de vehículos incluida la placa, información de mascotas y preferencias de notificación.
  • Datos de seguridad y control de acceso. Imagen de videovigilancia en zonas comunes; fotografía y huella dactilar de visitantes capturadas en portería con su autorización expresa; registros de ingreso y salida.
  • Datos sensibles. Los descritos en el numeral 1.6, cuyo régimen consta en el numeral 3.4.
  • Información de emergencia. Datos de salud suministrados de manera voluntaria para ser utilizados exclusivamente en caso de emergencia dentro del Conjunto Residencial, conforme al numeral 3.4.
  • Datos laborales y contractuales. Información laboral y de contacto para empleados y contratistas persona natural.
  • Documentos aportados por el titular. Soportes de pago y demás documentos que el titular cargue voluntariamente en la plataforma, cuyo acceso queda restringido al propio titular, a la Administración y a su personal autorizado.

3.4. Datos sensibles — régimen diferenciado

Videovigilancia (CCTV) en zonas comunes.

Se trata con autorización tácita mediante señalética visible instalada en los accesos y en las zonas objeto de vigilancia, con finalidad exclusiva de seguridad. Las cámaras se instalan y orientan de modo que no capten el interior de las unidades privadas ni comprometan la intimidad de la habitación, en cumplimiento del artículo 2.2.8.18.12.1.1 del Decreto 768 de 2025. Las grabaciones obtenidas con violación de la intimidad no serán utilizadas como medio de prueba en ningún procedimiento.

Fotografía y huella dactilar de visitantes en portería.

Se capturan en la portería física por el personal de vigilancia, con autorización previa, expresa e informada del visitante, conforme al numeral 6.4. La negativa del visitante no impide su ingreso: la Administración mantiene un procedimiento alternativo de identificación. Estos datos no se capturan ni se almacenan en la plataforma KVÓRUM.

Información de emergencia de residentes.

El residente puede registrar, de manera VOLUNTARIA y FACULTATIVA, información relevante para la atención de primeros auxilios en caso de accidente o emergencia dentro del Conjunto Residencial —tal como condiciones de salud preexistentes, enfermedades crónicas, discapacidades, alergias, prevenciones sobre medicamentos y datos de contacto de emergencia—. La información de salud es dato sensible conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y su suministro requiere autorización previa, expresa e informada, que se otorga conforme al numeral 6.5. El titular puede actualizarla o solicitar su supresión en cualquier momento, sin que ello afecte sus derechos como residente. La no entrega de esta información no genera consecuencia alguna para el titular.

3.5. Datos de menores de edad

El tratamiento de datos de menores requiere autorización del padre, madre o representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Cuando un menor sea titular del dominio, el registro en KVÓRUM lo realiza el representante legal desde su cuenta. La Administración valida cada solicitud de acceso a KVÓRUM: si identifica que el solicitante es menor de edad, solicita la autorización del representante legal y, en su defecto, no habilita el acceso o suspende el tratamiento hasta obtenerla; si no se obtiene, procede a la supresión de los datos.

Parágrafo — Alcance real del control

EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara con transparencia que: (i) la plataforma no está dirigida a menores de edad, no ofrece servicios a menores ni captura la fecha de nacimiento de los titulares; (ii) no existe un mecanismo automático de verificación de mayoría de edad; y (iii) el control es estructural y humano: los registros del hogar únicamente pueden ser creados por el titular de la unidad privada o por la Administración, ambos adultos verificados contra el Libro de Registro de propietarios, y la Administración valida cada habilitación de acceso conforme al inciso anterior.

3.6. Tratamiento de datos personales en asambleas y votaciones

  1. Datos tratados. En el módulo de asambleas, KVÓRUM trata los siguientes datos de los participantes: nombre del asistente, unidad privada que representa (torre y número), coeficiente de copropiedad, calidad en que actúa (propietario o apoderado), los poderes otorgados (nombre y número de documento del poderdante y del apoderado, y las facultades conferidas), el registro de asistencia con su fecha y medio, y el sentido del voto emitido por cada unidad privada en cada votación.
  2. Naturaleza nominal y verificable del voto dentro de la copropiedad. De conformidad con el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, las decisiones de la asamblea general se hacen constar en actas que deben indicar el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada, su respectivo coeficiente y los votos emitidos en cada caso; y conforme al artículo 45, las decisiones se adoptan con el voto favorable de la mayoría de los coeficientes representados. En consecuencia, el voto en KVÓRUM es nominal y verificable, y no secreto: queda registrado a nombre de la unidad privada y es visible para los miembros del conjunto, del mismo modo en que, en una asamblea presencial, la votación se surte a mano alzada y el acta deja constancia de los votos emitidos. Esta visibilidad se limita a los miembros registrados de la copropiedad; la información no es pública en internet ni se comparte con terceros ajenos al conjunto.
  3. Carácter de la asamblea y función de la plataforma. La plataforma opera como herramienta de soporte de las asambleas del Conjunto Residencial —acreditación de asistencia, verificación de quórum por coeficientes, gestión de poderes, votación y tabulación—, sin que su uso altere el carácter de la reunión ni el régimen del Reglamento de Propiedad Horizontal. Las reuniones no presenciales y las decisiones por comunicación escrita se rigen por los artículos 43, 44 y 45 del Reglamento y por la Ley 675 de 2001, incluida la exigencia del artículo 45 del Reglamento relativa a la participación de la totalidad de los copropietarios en dichas modalidades.
  4. Régimen de la representación. Conforme al artículo 38 del Reglamento de Propiedad Horizontal, la asistencia del propietario puede ser personal o por representación en otra persona, sea o no miembro de la Asamblea; la delegación debe hacerse mediante comunicación escrita dirigida al Administrador o al Presidente de la Asamblea y solo es válida para la reunión que la motiva. La plataforma instrumenta dicha comunicación escrita mediante mensaje de datos, con plena validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999. El Reglamento de Propiedad Horizontal no establece un límite al número de poderes que puede aceptar un mismo apoderado, y la Ley 675 de 2001 tampoco lo fija; en consecuencia, la plataforma no aplica tope alguno para el Conjunto Residencial. Si la Asamblea o una reforma reglamentaria estableciera un límite, la Administración lo parametrizará y el sistema lo hará cumplir.
  5. Finalidad. Este tratamiento tiene por finalidad exclusiva: (a) acreditar el quórum y las mayorías exigidas por la ley y el reglamento de propiedad horizontal; (b) dotar de validez y verificabilidad a las decisiones adoptadas; (c) permitir a cualquier miembro confrontar el acta y la tabulación con lo efectivamente votado (artículo 47 de la Ley 675 de 2001); y (d) servir de soporte probatorio ante impugnaciones, en los términos del artículo 49 de la misma ley.
  6. Fundamento. El tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales de la persona jurídica de propiedad horizontal —en particular el deber de hacer constar en acta los votos emitidos— y para el ejercicio de los derechos de los copropietarios; se apoya, además, en la autorización otorgada por el titular al registrarse en la plataforma y aceptar la presente Política, y se realiza conforme a los principios de finalidad, necesidad y circulación restringida de la Ley 1581 de 2012.
  7. Información previa. Antes de confirmar cada voto, la plataforma presenta al votante el siguiente aviso: «Tu voto queda registrado a nombre de tu apartamento y es visible para la comunidad, como en una asamblea presencial.»
  8. Conservación. Los registros de asistencia, poderes y votación se conservan de manera permanente e inmodificable, por tratarse de soportes de actas con valor legal.
Parágrafo

Si el Reglamento de Propiedad Horizontal dispusiera votación reservada para asuntos determinados, dicha votación se realizará por el mecanismo que la Asamblea determine, por fuera de la plataforma. A la fecha de adopción de la presente versión, el Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial no contempla supuestos de votación reservada.

Capítulo IV. Finalidades del tratamiento de datos personales

Ejercer las funciones de administración; cumplir la obligación legal y reglamentaria de mantener registro de propietarios, residentes, vehículos, visitantes y mascotas; mantener el censo de animales de compañía a disposición de las autoridades de policía conforme al Decreto 768 de 2025; gestionar Asambleas y sesiones del Consejo de Administración a través de KVÓRUM; recaudar y gestionar cuotas; expedir certificados; atender peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones (PQRF) por #VOX en KVÓRUM; enviar comunicaciones institucionales; poner a disposición del titular su estado de cuenta; garantizar la seguridad mediante control de acceso, portería, videovigilancia y verificación de visitantes; orientar la atención de primeros auxilios en caso de emergencia; gestionar contratos con proveedores; cumplir obligaciones tributarias y de reporte; atender los requerimientos de las autoridades de policía y administrativas, incluida la entrega de actas y documentos no sometidos a reserva legal conforme al artículo 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025; conservar el archivo histórico institucional de las actuaciones del Conjunto Residencial en cumplimiento del artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001; y ejercer la defensa judicial y extrajudicial del Conjunto Residencial.

Principios aplicables: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Finalidades excluidas

EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara expresamente que no trata los datos personales de sus titulares con fines publicitarios, comerciales, de perfilamiento, de mercadeo, de cesión o venta a terceros, ni para ninguna finalidad distinta de las enunciadas en este Capítulo.

Capítulo V. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y/o solicitar la supresión conforme al Capítulo VI de la presente Política; y acceder gratuitamente a sus datos.

Los propietarios y residentes ejercen sus derechos por KVÓRUM (#VOX), por la vía asistida presencial del numeral 2.3, o conforme al régimen transitorio del numeral 2.4. Los terceros los ejercen por el correo institucional. Consultas: diez (10) días hábiles. Reclamos: quince (15) días hábiles. Requisito de procedibilidad: previo agotamiento del trámite ante EL CONJUNTO RESIDENCIAL (art. 16 de la Ley 1581 de 2012).

Derecho de inspección de los propietarios. Lo dispuesto en la presente Política se entiende sin perjuicio del derecho de los propietarios a inspeccionar los libros, contratos y documentos de la copropiedad, conforme a la Ley 675 de 2001, y sin perjuicio de la facultad de las autoridades de policía de ordenar la entrega de actas de asamblea y documentos no sometidos a reserva legal en los términos del artículo 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025.

Capítulo VI. Autorización, retención y supresión

6.1. Autorización de propietarios y residentes a través de KVÓRUM

La autorización previa, expresa e informada se otorga a través de KVÓRUM, mediante la aceptación de los términos y condiciones y del Aviso de Privacidad al momento del registro (art. 6 del Decreto 1074 de 2015).

Parágrafo — Autorización otorgada con asistencia presencial

Cuando el titular realice su registro mediante el canal de atención asistida presencial del numeral 2.3, la autorización se otorga igualmente en la plataforma, ejecutada por el propio titular en el equipo dispuesto por la Administración, previa lectura o explicación del Aviso de Privacidad y de la presente Política. La autorización así otorgada tiene idéntico valor y queda registrada con la misma trazabilidad del numeral 6.2. En ningún caso el personal de la Administración acepta los documentos legales en nombre del titular.

6.2. Arquitectura técnica de la aceptación en KVÓRUM

Para garantizar el peso probatorio de la autorización, el flujo de registro en KVÓRUM implementa: (i) casilla de verificación (checkbox) que no se encuentra marcada por defecto, de modo que el titular deba realizar la acción expresa de marcarla; (ii) los documentos aceptados —Política de Tratamiento y Aviso de Privacidad— disponibles y accesibles antes de la aceptación y sin necesidad de haber iniciado sesión; (iii) registro y almacenamiento, para cada aceptación, de la fecha, la hora, la dirección IP, la versión del documento aceptado y el hash del documento (huella digital criptográfica que permite verificar que el contenido no ha sido alterado), todos calculados y escritos por el servidor y no por el dispositivo del titular; y (iv) posibilidad de consulta posterior por el titular de qué documento aceptó y en qué fecha, así como de recuperación verificable del texto exacto mediante su hash.

6.3. Autorización de empleados y contratistas

Los empleados y contratistas persona natural otorgan su autorización mediante la cláusula de habeas data incluida en su contrato de trabajo o de prestación de servicios, cuyo modelo adopta EL CONJUNTO RESIDENCIAL como parte integrante del presente marco. Sin formularios separados en papel.

6.4. Autorización de visitantes

La autorización del visitante para el tratamiento de su fotografía y su huella dactilar se otorga de manera previa, expresa e informada en la portería, mediante manifestación de aceptación una vez el personal de portería le ha informado la finalidad de la captura, su carácter facultativo y la disponibilidad del procedimiento alternativo. La negativa del visitante no impide su ingreso.

6.5. Autorización para información de emergencia

El residente que decida suministrar información de emergencia otorga autorización previa, expresa e informada por escrito ante la Administración, con indicación específica de que se trata de datos sensibles, del carácter facultativo de su entrega, de la finalidad exclusiva de atención de emergencias y del acceso restringido a portería y Administración.

6.6. Régimen de retención y supresión — regla general

En cumplimiento del artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, y del deber colectivo de conservar la memoria institucional del Conjunto Residencial, la supresión de datos personales tratados en KVÓRUM se sujeta a las siguientes reglas diferenciadas según la categoría del dato:

Datos de identificación institucionales — RETENCIÓN PERPETUA.

El nombre completo, el número de cédula de ciudadanía y el apartamento o unidad privada del titular son datos indispensables para atribuir a la persona sus actuaciones dentro del gobierno de la copropiedad —firmas de actas, votos en asambleas, decisiones del Consejo de Administración, radicaciones de PQRF, llamados de atención en convivencia y demás actuaciones institucionales—. Estos datos quedan sujetos a RETENCIÓN PERPETUA por deber legal y NO son suprimibles a solicitud del titular mientras exista el archivo institucional del Conjunto Residencial. Esta restricción encuentra fundamento expreso en la excepción del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, según la cual la solicitud de supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, y en el artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, que impone al administrador llevar los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes.

Datos operativos — SUPRESIÓN A SOLICITUD.

Los datos operativos del titular (teléfono, correo electrónico, dirección de correspondencia, datos vehiculares, datos operativos de mascotas y preferencias) SÍ son suprimibles a solicitud del titular, conforme al ejercicio ordinario del derecho de supresión del artículo 8 literal e) de la Ley 1581 de 2012. La supresión de estos datos no afecta la trazabilidad del archivo institucional, en cuanto los datos de identificación institucionales permanecen y siguen permitiendo atribuir las actuaciones del titular.

Información de emergencia — SUPRESIÓN A SOLICITUD.

La información de emergencia es suprimible en cualquier momento a solicitud del titular, sin condición ni consecuencia alguna.

6.7. Baja de acceso activo y archivo en bóveda al terminar el vínculo

Cuando un propietario o residente termine su vínculo con el Conjunto Residencial —por venta del inmueble, terminación del arrendamiento o cualquier otra causa—, la Administración procederá así:

  1. Da de baja el acceso operativo del titular a la plataforma KVÓRUM. El titular deja de poder ingresar a la plataforma y deja de recibir notificaciones institucionales.
  2. Archiva el perfil del titular en una bóveda institucional del Conjunto Residencial, donde permanecen sus datos de identificación institucionales y todos sus registros de actuación en el gobierno de la copropiedad.
  3. Suprime los datos operativos del titular y su información de emergencia.
  4. El acceso a la bóveda queda restringido al personal autorizado del Conjunto Residencial para efectos exclusivos de consulta histórica, atención de auditorías y cumplimiento de requerimientos administrativos, judiciales o de autoridades de policía.

Deber de reserva sobre la bóveda. El personal con acceso a la bóveda institucional está sujeto al deber de confidencialidad y reserva que se deriva del artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, de las cláusulas de confidencialidad de los contratos de administración y de trabajo suscritos por EL CONJUNTO RESIDENCIAL, y del régimen general de la Ley 1581 de 2012. Esta reserva subsiste después de finalizado el vínculo del funcionario con el Conjunto Residencial.

6.8. Información al titular al momento del registro

En el flujo de aceptación de términos en KVÓRUM se informa expresamente al titular que: (i) sus datos operativos son actualizables y suprimibles conforme al ejercicio ordinario de derechos; (ii) sus datos de identificación institucionales (nombre, cédula y apartamento) quedan sujetos a retención perpetua por deber legal, en cuanto son indispensables para atribuir sus actuaciones al archivo institucional del Conjunto Residencial, y no serán suprimibles mientras subsista dicho archivo; (iii) al terminar su vínculo con el Conjunto Residencial, su perfil operativo se archiva en la bóveda institucional con las condiciones del numeral 6.7; y (iv) sus datos se alojan en infraestructura ubicada fuera del territorio nacional, en los términos del numeral 7.6 de la presente Política.

6.9. Excepciones a la autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y sin perjuicio de las órdenes de policía proferidas conforme al Decreto 768 de 2025.

6.10. Prueba de la autorización

La prueba de la autorización de propietarios y residentes reposa en el registro inmutable de KVÓRUM con la trazabilidad técnica descrita en el numeral 6.2. La de empleados y contratistas reposa en la cláusula de habeas data del contrato. La de visitantes reposa en el registro de acceso de portería. La de información de emergencia reposa en la autorización escrita archivada por la Administración.

Capítulo VII. Ecosistema de terceros vinculados al Conjunto Residencial

EL CONJUNTO RESIDENCIAL clasifica a los terceros en cuatro categorías:

7.1. Titular del software y proveedor de infraestructura (ALECTRIK S.A.S.)

ALECTRIK S.A.S., NIT 902088711-9, con domicilio en Jamundí (Valle del Cauca), es titular del software KVÓRUM y proveedor de la infraestructura tecnológica sobre la que opera. Otorga a EL CONJUNTO RESIDENCIAL una licencia de uso a título gratuito.

Rol en el tratamiento. ALECTRIK S.A.S. actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO en los términos del artículo 3 literal d) de la Ley 1581 de 2012 y del Anexo 1 — Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales del contrato de licencia, con un alcance estrictamente técnico y residual. Trata los datos únicamente por cuenta y según las instrucciones de EL CONJUNTO RESIDENCIAL, que conserva en todo momento la calidad de RESPONSABLE y es quien determina las finalidades y los medios del tratamiento.

La operación de la plataforma la realiza directamente la Administración del Conjunto Residencial —altas, bajas, validaciones de ingreso, cargue de información, gestión de contenidos y atención de los titulares—, sin intervención del proveedor. El encargo de ALECTRIK S.A.S. se limita a mantener disponible, actualizada y segura la infraestructura tecnológica sobre la que corre la plataforma, y no comprende función operativa, decisoria ni de contacto con los titulares.

Alcance real del acceso del proveedor. Con el propósito de que los titulares conozcan el alcance efectivo del tratamiento, EL CONJUNTO RESIDENCIAL informa que el personal técnico de ALECTRIK S.A.S. dispone de acceso técnico de lectura y de gestión sobre la información del Conjunto Residencial alojada en la plataforma, en la medida necesaria para la prestación del servicio, la corrección de fallas y la carga del padrón de propietarios y coeficientes. Dicho acceso está sujeto a las siguientes garantías:

  1. Compromiso de no acceso operativo. ALECTRIK S.A.S. se obliga a abstenerse de acceder a datos personales individuales, salvo por soporte técnico solicitado por EL CONJUNTO RESIDENCIAL.
  2. Registro de accesos ante el proveedor de nube. A partir del 30 de agosto de 2026 se encuentran activados los registros de auditoría de acceso a datos del proveedor de infraestructura (Google Cloud), de modo que toda lectura o escritura sobre la base de datos y sobre el almacenamiento de archivos —incluidas las realizadas por vía administrativa o de consola por el propio ALECTRIK S.A.S.— queda registrada. Estos registros los produce y conserva el proveedor de nube y no pueden ser alterados ni suprimidos por ALECTRIK S.A.S.
  3. Bitácora inmutable de gestión. Las operaciones críticas sobre la cuenta del Conjunto Residencial quedan asentadas en una bitácora encadenada e inmodificable desde la aplicación.
  4. Prohibiciones. ALECTRIK S.A.S. no puede usar los datos para fines propios, ni cederlos, ni comercializarlos. Queda autorizada únicamente para generar y utilizar métricas agregadas y anonimizadas que no permitan identificar a persona alguna ni al Conjunto Residencial.
  5. Notificación de incidentes dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento.
  6. Devolución o supresión de datos a la terminación del contrato, conforme al numeral 8.5.
  7. Verificación. EL CONJUNTO RESIDENCIAL puede verificar en cualquier momento el cumplimiento de estas obligaciones.

7.2. Encargados operativos ad hoc

Abogado externo en cobro pre-jurídico y jurídico. Durante el trámite contra un propietario en mora, accede a los datos personales identificados estrictamente necesarios.

Nota de la publicación. En el archivo PDF de la versión 3.20 este párrafo aparece cortado en la palabra “identifi”. El texto aquí publicado se completó con el de la versión 3.10, cuyo numeral 7.2 no figura entre las diez modificaciones que la propia Nota de Versión de la v3.20 relaciona. Corresponde a la Administración confirmar esta restitución y corregir el archivo fuente.

7.3. Terceros que reciben información operativa no identificada

Contador, empresas de vigilancia, aseo, jardinería y mantenimiento, y contratistas técnicos. Reciben información por número de unidad y datos operativos, sin acceso a datos personales identificados. NO son Encargados en el sentido de la Ley 1581 de 2012.

7.4. Terceros con régimen autónomo

Entidades financieras. Actúan como Responsables Autónomos bajo la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) y el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT). No reciben datos personales identificados del Conjunto Residencial.

7.5. Obligaciones contractuales con terceros

EL CONJUNTO RESIDENCIAL incluirá en todos los contratos con terceros las cláusulas de habeas data, confidencialidad y seguridad que correspondan a su categoría.

7.6. Transmisión internacional de datos personales

EL CONJUNTO RESIDENCIAL informa a los titulares, en cumplimiento del principio de transparencia del artículo 4 literal h) y del deber de información del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, que la infraestructura tecnológica sobre la que opera la plataforma KVÓRUM se encuentra ubicada fuera del territorio nacional, en los siguientes términos:

Proveedores de infraestructura y ubicación.

ServicioProveedorPaís de alojamiento
Base de datosGoogle (Firebase / Google Cloud)Estados Unidos de América
Almacenamiento de archivosGoogle (Cloud Storage)Estados Unidos de América
Funciones de servidorGoogle (Cloud Functions)Estados Unidos de América
Alojamiento del sitio (aplicación web)VercelEstados Unidos de América / red global
Correo transaccionalResend (sobre infraestructura de Amazon Web Services)República Federativa del Brasil — región São Paulo

EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara que no existen otros proveedores de infraestructura distintos de los relacionados, y que no se utiliza analítica de terceros, monitoreo externo de errores ni mensajería push de terceros sobre los datos de sus titulares.

Naturaleza de la operación. Los proveedores relacionados tratan los datos por cuenta y según las instrucciones de EL CONJUNTO RESIDENCIAL y de su Encargado, sin actuar como Responsables autónomos ni destinar los datos a finalidades propias. La operación constituye, por tanto, una transmisión internacional de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, y se soporta en los contratos de tratamiento suscritos con cada proveedor.

Fundamento jurídico. La operación se ampara, de manera concurrente, en los siguientes títulos:

  1. Respecto de los datos alojados en los Estados Unidos de América —base de datos, archivos, funciones de servidor y alojamiento del sitio—: la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuyo listado de países con nivel adecuado de protección de datos personales incluye expresamente a los Estados Unidos de América. En consecuencia, la operación no requiere declaración de conformidad ante dicha Superintendencia.
  2. Respecto del correo transaccional procesado en la República Federativa del Brasil, país no incluido en el listado antes citado: (a) la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada conforme al Capítulo VI de la presente Política y con conocimiento del contenido de este numeral, en los términos del artículo 26 literal a) de la Ley 1581 de 2012; y (b) el carácter necesario de la operación para la ejecución de la relación entre el titular y EL CONJUNTO RESIDENCIAL, en los términos del artículo 26 literal e) de la misma ley, por cuanto el correo transaccional es el medio de entrega de los códigos de acceso y de las notificaciones institucionales. Se precisa que los datos así tratados se limitan a la dirección de correo electrónico del destinatario y al contenido del aviso remitido.
  3. Respecto de la totalidad de la operación: el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, conforme al cual el contrato de transmisión de datos personales celebrado entre el Responsable y el Encargado ubicado fuera del territorio nacional satisface las garantías exigidas por la ley; y los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) publicados por cada proveedor de infraestructura, que se relacionan a continuación.

Acuerdos de tratamiento y seguridad de los proveedores. Los titulares pueden consultar directamente los compromisos contractuales y de seguridad de cada proveedor en:

Modificaciones. Todo cambio de proveedor de infraestructura o de país de alojamiento será aprobado por el Consejo de Administración, incorporado a la presente Política e informado a los titulares por los canales institucionales antes de su entrada en vigor.

Capítulo VIII. Medidas de seguridad

8.1. Medidas técnicas

Cifrado en tránsito.

La totalidad del tráfico entre el dispositivo del titular y la plataforma se transporta bajo protocolo HTTPS/TLS. La aplicación no admite tráfico sin cifrar y aplica la directiva de transporte estricto (HSTS).

Cifrado en reposo.

La base de datos y el almacenamiento de archivos se encuentran cifrados en reposo mediante el algoritmo AES-256, con llaves administradas por el proveedor de infraestructura.

Autenticación y control de acceso.

Autenticación segura de usuarios y segregación de accesos por rol, conforme a la matriz de perfiles vigente. Las escrituras críticas —asistencia, votos, poderes, coeficientes, bitácoras y registros de aceptación de documentos legales— se ejecutan exclusivamente por funciones de servidor y no pueden ser creadas ni modificadas desde el dispositivo del usuario.

Inmutabilidad y trazabilidad.

Los registros institucionales (actas, asistencias, votos, poderes, aceptaciones de documentos legales y bitácoras de gestión) se conservan de forma inmodificable desde la aplicación, con encadenamiento criptográfico y sellado por huella digital (hash).

Copias de seguridad y continuidad.

A partir del 30 de agosto de 2026, la base de datos de producción cuenta con: (i) copia de seguridad completa periódica con retención de tres (3) meses; (ii) recuperación puntual en el tiempo a cualquier instante de los últimos siete (7) días; y (iii) protección contra borrado de la base de datos activada.

Salvedad de transparencia

A la fecha de adopción de la presente Política no se ha ejecutado un ensayo completo de restauración desde copia, y EL CONJUNTO RESIDENCIAL no ha fijado con el proveedor objetivos formales de tiempo de restablecimiento (RTO). Ambos puntos hacen parte del plan de mejora del numeral 8.4.

Registros de auditoría de acceso.

A partir del 30 de agosto de 2026 se encuentran activados los registros de auditoría de acceso a datos del proveedor de infraestructura, en los términos del numeral 7.1 (ii).

8.2. Medidas administrativas y humanas

Aprobación formal del marco por el Consejo de Administración; designación del Responsable Interno; capacitación periódica del personal; acuerdos de confidencialidad; control de acceso físico a la oficina de Administración y a la portería; y revocación de credenciales por cesación del cargo, ejecutada por la Administración con efectos inmediatos —cierre de sesión forzado, corte de lecturas y baja de la firma registrada—.

8.3. Notificación de incidentes

Cualquier incidente de seguridad será comunicado al Consejo de Administración, contenido, evaluado y notificado a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando corresponda. El Encargado debe informar a EL CONJUNTO RESIDENCIAL dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento.

8.4. Revisión periódica y plan de mejora

El Consejo de Administración revisará periódicamente el cumplimiento del marco. Quedan incorporados como puntos del plan de mejora vigente: (i) el ensayo documentado de restauración desde copia de seguridad; (ii) la fijación de objetivos formales de punto de recuperación y de tiempo de restablecimiento; y (iii) la construcción de la herramienta de exportación íntegra de autoservicio prevista en el numeral 8.5.

8.5. Custodia, exportación y régimen de los datos a la terminación del contrato con el proveedor

Titularidad. Los datos y documentos alojados en la plataforma son de propiedad de EL CONJUNTO RESIDENCIAL. El Encargado no es propietario de los datos ni puede destinarlos a finalidad propia alguna.

Principio de inmutabilidad del archivo institucional. La plataforma opera sobre un registro inmutable y de conservación permanente. Esta característica no constituye una limitación impuesta por el proveedor sino una garantía a favor de EL CONJUNTO RESIDENCIAL: asegura que las actas, las votaciones, los poderes, las radicaciones y las demás actuaciones del gobierno de la copropiedad no puedan ser alteradas ni eliminadas por nadie —incluido el propio proveedor—, en cumplimiento del deber de conservación del archivo institucional que impone el artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001.

Durante la vigencia del contrato. El Encargado no elimina información por iniciativa propia. Las supresiones proceden únicamente por instrucción de EL CONJUNTO RESIDENCIAL o por solicitud del titular, y se ejecutan conforme al régimen diferenciado del numeral 6.6: los datos operativos y la información de emergencia son suprimibles a solicitud; los datos de identificación institucionales están sujetos a retención perpetua por deber legal.

Exportación. EL CONJUNTO RESIDENCIAL puede descargar directamente desde la plataforma sus documentos, actas, informes de asamblea y cartera. La exportación íntegra de la totalidad de la información se ejecuta como operación asistida por el proveedor, a solicitud de EL CONJUNTO RESIDENCIAL. Salvedad de transparencia: a la fecha de adopción de la presente Política, la exportación íntegra no está disponible como función de autoservicio.

A la terminación del contrato. Terminado el contrato por cualquier causa:

  1. EL CONJUNTO RESIDENCIAL dispondrá de un plazo de quince (15) días calendario para descargar directamente desde la plataforma la información que requiera, y podrá solicitar dentro de ese mismo plazo la exportación íntegra asistida. La conservación de la copia así obtenida corresponde a EL CONJUNTO RESIDENCIAL.
  2. Vencido dicho plazo, la información del Conjunto Residencial se traslada a un archivo cerrado o “bóveda” dentro de la infraestructura del proveedor, en estado inactivo y sin acceso para persona alguna, incluido el personal técnico del propio proveedor.
  3. El proveedor no suprime la información archivada, en coherencia con el principio de inmutabilidad enunciado en este numeral y con el deber de conservación del archivo institucional de la copropiedad. Tampoco la consulta, la utiliza, la cede ni la comercializa, ni puede hacerlo por impedirlo el propio estado de cierre del archivo.
  4. EL CONJUNTO RESIDENCIAL conserva en todo tiempo la facultad de instruir la reactivación del archivo cerrado, evento en el cual la información vuelve a estar disponible para él en el estado en que quedó al momento del cierre.
  5. El proveedor podrá conservar y utilizar únicamente información estadística, agregada y anonimizada que no permita identificar a persona alguna ni al Conjunto Residencial.

Fundamento y garantías del titular. Este régimen se apoya en el artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001 y en la excepción del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, conforme a la cual la solicitud de supresión no procede cuando existe un deber legal de permanencia en la base de datos. EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza a los titulares que:

  1. Las solicitudes de supresión de datos operativos y de información de emergencia se atienden y ejecutan mientras el contrato se encuentre vigente, de modo que el archivo cerrado no conserve datos personales cuya supresión hubiere sido solicitada y fuere procedente.
  2. El archivo cerrado conserva únicamente el archivo institucional sujeto a retención perpetua por deber legal, en los términos del numeral 6.6.
  3. El estado de inactividad y sin acceso del archivo cerrado constituye una medida de protección superior a la conservación en línea, por cuanto sustrae la información de toda posibilidad de consulta, uso o divulgación.
  4. EL CONJUNTO RESIDENCIAL, en su calidad de Responsable, continúa atendiendo las solicitudes de los titulares sobre la información contenida en la copia que descargó, conforme al Capítulo V de la presente Política.
Parágrafo

La Administración gestionará con el proveedor el otrosí que incorpore expresamente al contrato de licencia el régimen descrito en este numeral, en particular: el carácter cerrado y sin acceso del archivo, la facultad de reactivación a instrucción de EL CONJUNTO RESIDENCIAL, y la prohibición de uso, consulta, cesión o comercialización de la información archivada.

Capítulo IX. Vigencia y modificaciones

La presente Política rige desde su aprobación por el Consejo de Administración. Las modificaciones sustanciales se aprobarán por el Consejo de Administración, se informarán por los canales institucionales —principalmente KVÓRUM— y se publicarán antes de su entrada en vigor. Las versiones reemplazadas se archivan junto con su huella criptográfica y no se eliminan.

Efecto de la presente versión sobre las autorizaciones ya otorgadas. La versión 3.20 no modifica las finalidades del tratamiento declaradas en la versión 3.10: incorpora información adicional sobre la ubicación de la infraestructura, precisa el alcance del acceso del Encargado y formaliza el canal de atención asistida. En consecuencia, y conforme al artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015, no se requiere nueva autorización de los titulares. No obstante, EL CONJUNTO RESIDENCIAL, por transparencia y por decisión propia, informará el cambio a todos los titulares registrados y solicitará la aceptación de la nueva versión en su siguiente ingreso a la plataforma.

Aprobación y adopción

Aprobada por el Consejo de Administración del C.R. Lagos de Verde Alfaguara — Propiedad Horizontal, mediante acta de la sesión ordinaria celebrada el 31 de agosto de 2026, en sustitución de la versión 3.10 aprobada por Acta No. 07 del 22 de julio de 2026.

Anexos del marco de habeas data: (i) Aviso de Privacidad v3.20; (ii) Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Habeas Data v3.20; (iii) Aviso de Privacidad en Portería — Visitantes v3.20; (iv) Procedimiento de Atención de Derechos del Titular (ARCO) v3.20; y (v) Modelos de Cláusulas de Habeas Data v3.20.

Consultar el Aviso de Privacidad v3.20 →